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vic5500维多利亚:关于做好2022年度文件材料归档工作的通知

来源:    作者:    时间:2023-05-23

各单位:

为进一步做好学校文件材料收集归档工作,有效保护、利用档案资源,更好地服务学校中心工作。请各单位根据学校档案管理的有关规定,做好2022年度文件材料归档工作,现将相关事项通知如下:

一、归档范围

2022年度应归档的文件材料,请各单位重视档案归档工作,根据《vic5500维多利亚文件材料归档范围和档案保管期限规定》(闽科办〔2022〕31号),做到档案材料应收尽收,应归尽归。

二、归档时间

1.各单位文件材料(含有保存价值的声像、实物材料)于2023年6月30日前移交。

2.学籍类等按学年度归档的材料于2023年10月30日前移交。

3.科研、招投标等项目文件材料在结题或验收完成后两个月内移交档案室。

请各单位务必按时完成档案归档工作,如有特殊情况不能按时归档的,需出具书面说明,由单位档案工作负责人、分管校领导签字盖章。

三、归档要求

1.严格实行部门立卷归档制度,各单位档案工作负责人为归档工作的第一责任人,监督、指导兼职档案员做好本单位的档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全。

2.归档文件材料的分类与整理方法,按照《vic5500维多利亚档案实体分类办法》(闽科办〔2022〕30号)、《vic5500维多利亚归档文件整理细则》(闽科办〔2022〕32号)执行。

3.实行档案双套制管理,所有移交档案实行纸质档案与电子档案一一对应,并实现档案管理系统内的全文挂接(档案管理系统培训另行通知)。

四、归档程序

1.各单位按照归档要求进行整理:拆除金属物、组件、分类、排序、编页、编号、扫描等。

2.登陆学校档案管理系统进行著录、挂接电子档案(待档案管理系统培训后再进行操作),并提交审核。

3.系统审核通过,装订并打印归档文件目录(一式两份)、填写备考表、装盒。

4.填写档案资料移交清单(附件),向综合档案室移交实体档案。

各单位在归档过程中如有疑问,可与综合档案室联系。QQ:79036068,电子邮箱:mkda@mku.edu.cn。

 

附件:vic5500维多利亚档案资料移交清单

 

 

                  党政办公室

                  2023年5月23日

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